根据教育教学需要，相关部门认为需派人参加的会议，由各部门提出请求。

（二）外出参加会议的人员由所在部门向学院分管领导汇报，征得同意后，向院长办公室报送相关材料（包括会议的组织承办单位、会议内容、时间、地点、日程安排、参加人员、带队人员、费用标准及经费来源、乘坐交通工具等，同时填写《外出参加会议审批表》）。院长办公室审查登记后呈报学院党政主要领导审批。各部门或个人不得直接向学院党政主要领导汇报参加会议事宜。

（三）外出参加会议的教职工按照学院规定办理请、销假手续。

三、其他要求

（一）学院报销费用仅限于参加会议指定地点所支出的住宿、交通及会务等规定费用，凡是与指定地点活动无关的费用一律不予报销，任何有借外出参加会议之名到指定地点或周边旅游的，学院将不再报销相关差旅费用。

（二）外出乘坐交通工具按照相关规定和标准执行，若乘坐高于标准的交通工具，高出费用由本人承担。具体报销事宜以学院计划财务处相关规定为准。

（三）参加会议结束后，应在10个工作日内以书面形式向所在部门、学院分管领导呈报会议的情况报告，由院长办公室视具体情况安排作汇报交流。